Competenta auditorului, conform ISO 19011
Mai jos va prezentam o “traducere” in limbaj usor de inteles a punctului 7 al standardului ISO 19011:2011, un standard pentru auditarea sistemelor de management
7. Competenta auditorului
7.1. Elaborati un proces de evaluare a auditorului
• Dezvoltati un proces pentru a evalua membrii echipei de audit.
• Planificati evaluarea membrilor echipei dvs. de audit.
• Evaluati competenta membrilor echipei de audit.
• Pastrati competenta membrilor echipei de audit.
• Imbunatatiti competenta membrilor echipei de audit.
7.2. Definiti cerintele privind competenta auditorului
7.2.1. Luati in considerare sarcinile pe care trebuie sa le indeplineasca auditorii
• Luati in considerare sarcinile pe care trebuie sa le indeplineasca auditorii atunci cand va ganditi la cunostintele si abilitatile pe care acestia ar trebui sa le aiba.
• Ganditi-va la caracterul programului dvs. de audit.
• Ganditi-va la organizatiile care vor fi auditate.
• Ganditi-va la sistemele de management care vor fi auditate.
• Ganditi-va la cerintele care trebuie indeplinite.
7.2.2. Fiti profesionisti si dati dovada de moralitate
• Comportati-va intr-o maniera profesionista si pastrati-va un caracter placut de fiecare data cand actionati in calitate de auditor.
• Fiti etici (fiti sinceri si onesti).
• Fiti versatili (fiti adaptabili si flexibili).
• Fiti perceptivi (fiti atenti si vigilenti).
• Fiti receptivi (fiti doritori sa invatati si sa va imbunatatiti).
• Fiti buni observatori (fiti constienti de ceea ce va inconjoara).
• Fiti cooperanti (fiti capabili sa lucrati cu altii).
• Fiti deschisi (fiti dispusi sa luati in considerare alternativele).
• Fiti hotarati (fiti capabili sa trageti concluzii in timp util).
• Fiti tenaci (fiti staruitori si concentrati).
• Fiti increzatori in propriile forte (fiti capabili sa actionati independent).
• Fiti diplomati (fiti plini de tact si incercati sa fiti discreti).
• Fiti respectuosi (fiti sensibili la cultura auditatului).
7.2.3. Asigurati-va ca detineti cunostintele si abilitatile adecvate
7.2.3.1 Detineti cunostintele necesare pentru obtinerea rezultatelor.
• Detineti cunostintele si abilitatile de care aveti nevoie pentru a fi capabili sa obtineti rezultatele auditului pe care vi le-ati propus.
• Detineti cunostintele si abilitatile de care aveti nevoie pentru a asigura conducerea echipei dvs. de audit.
7.2.3.2 Detineti cunostintele si abilitatile generale necesare.
A. Posedati cunostinte si abilitati generale de audit.
• Posedati cunostintele si abilitatile de care aveti nevoie pentru a va asigura ca auditurile dvs. sunt realizate intr-un mod sistematic si coerent.
• Fiti capabili sa planificati auditurile si sa organizati activitatile.
• Fiti capabili sa strangeti informatiile corespunzatoare.
• Fiti capabili sa acordati prioritate problemelor importante si sa va concentrati asupra acestora.
• Fiti capabili sa intelegeti si sa folositi cunostintele legate de audit.
• Fiti capabili sa intelegeti si sa reflectati asupra opiniilor expertilor.
• Fiti capabili sa verificati acuratetea informatiilor stranse.
• Fiti capabili sa folositi documentele de lucru pentru a tine evidenta activitatilor.
• Fiti capabili sa evaluati caracterul adecvat al probelor de audit.
• Fiti capabili sa indepliniti nevoile privind confidentialitatea si securitatea.
• Fiti capabili sa va documentati constatarile si concluziile.
• Fiti capabili sa comunicati clar si eficace.
• Fiti capabili sa va respectati programul si sa terminati la timp.
• Fiti capabili sa pregatiti rapoartele de audit adecvate.
• Fiti capabili sa intelegeti riscurile asociate auditului.
B. Posedati cunostinte si abilitati in domeniul sistemelor de management.
• Posedati cunostintele si abilitatile care vor garanta ca intelegeti domeniul auditului si ca va aplicati criteriile de audit.
• Intelegeti si stiti cum sa folositi criteriile de audit.
• Intelegeti cum sunt aplicate in general standardele sistemelor de management de catre organizatii.
• Intelegeti elementele care alcatuiesc sistemele de management si modul in care ele interactioneaza.
• Intelegeti toate documentele de referinta relevante.
C. Posedati cunostinte si abilitati organizatorice.
• Posedati cunostintele si abilitatile care vor garanta ca intelegeti structura, afacerea si practicile de management ale organizatiei auditate.
• Intelegeti tipurile si functiile de organizare.
• Intelegeti conceptele si termeni generali din mediul de afaceri.
• Intelegeti caracteristicile culturale si sociale.
D. Posedati cunostintele si abilitatile relevante din punct de vedere juridic.
• Posedati cunostintele si abilitatile care vor garanta ca sunteti constient de, si veti respecta, cerintele legale si contractuale ale auditatului.
• Intelegeti jurisdictiile legale relevante.
• Intelegeti organismele de reglementare relevante.
• Intelegeti conceptele legale relevante.
• Intelegeti legile si reglementarile relevante.
7.2.3.3 Posedati cunostintele si abilitatile de specialitate din domeniul auditului.
• Posedati cunostintele si abilitatile specifice disciplinei si sectorului de care aveti nevoie pentru a fi capabili sa auditati sisteme de management si sectoare specializate, pentru a evalua activitatile, procesele si produsele auditatilor si pentru a genera constatarile adecvate ale auditului si pentru a ajunge la concluzii valide.
• Intelegeti conceptele sistemelor de management.
• Intelegeti cerintele si obligatiile legale.
• Intelegeti asteptarile partilor interesate.
• Intelegeti elementele de baza specifice disciplinei.
• Intelegeti metodologiile de management al riscului.
7.2.3.4 Posedati cunostinte si abilitati asociate capacitatii de conducere a echipei.
• Posedati cunostintele si abilitatile de conducere care sunt necesare pentru a fi capabili sa garantati ca echipele dvs. de audit sunt eficiente si eficace.
• Intelegeti cum sa dirijati procesul de audit.
• Intelegeti cum sa comunicati cu oamenii.
• Intelegeti cum sa echilibrati punctele forte si punctele slabe ale fiecarui membru al echipei de audit.
• Intelegeti cum sa dezvoltati relatii armonioase de lucru intre membrii echipei de audit.
• Intelegeti cum sa ii ajutati pe membrii echipei de audit sa ajunga la concluzii fiabile ale auditului.
• Intelegeti cum sa pregatiti si sa intocmiti rapoarte de audit precise, clare si concise.
7.2.3.5 Posedati cunostinte si abilitati multidisciplinare.
• Posedati competenta specifica disciplinei de care aveti nevoie pentru a putea audita mai multe sisteme de management care implica mai multe discipline.
• Posedati competenta de care aveti nevoie pentru a audita cel putin unul dintre sistemele de management si intelegeti modul in care interactioneaza diferitele sisteme de management.
7.2.4. Dobanditi cunostintele si abilitatile adecvate auditarii
• Utilizati diferite forme de educatie pentru a dobandi cunostintele specifice referitoare la sistemele de management.
• Utilizati serviciile de instruire practica pentru a dobandi cunostintele si abilitatile adecvate desfasurarii de activitati de audit.
• Va folositi experienta de lucru pentru a dobandi cunostinte si abilitati generale tehnice, manageriale si profesionale.
7.2.5. Incurajati-va liderii echipelor sa capete experienta
• Dobanditi mai multa experienta in audit lucrand sub conducerea si indrumarea altor auditori experimentati.
7.3. Puneti la punct criterii de evaluare a auditorilor
• Alegeti criterii calitative de evaluare a auditorilor.
• Alegeti criterii bazate pe comportament si pe caracter.
• Alegeti criterii bazate pe cunostinte si pe abilitati.
• Alegeti criterii cantitative de evaluare a auditorilor.
7.4. Selectati metode de evaluare a auditorilor
• Selectati doua sau mai multe metode de evaluare a auditorilor.
• Luati in considerare utilizarea de analize ale inregistrarilor pentru a va evalua auditorii.
• Luati in considerare utilizarea feedbackului pentru a va evalua auditorii.
• Luati in considerare utilizarea interviurilor pentru a va evalua auditorii.
• Luati in considerare utilizarea observatiei pentru a va evalua auditorii.
• Luati in considerare utilizarea analizelor de audit pentru a va evalua auditorii.
• Luati in considerare utilizarea testelor pentru a va evalua auditorii.
7.5. Evaluati competenta auditorilor
• Evaluati-va auditorii sistemelor de management.
• Comparati informatiile pe care le-ati strans despre auditori cu anumite criterii de evaluare a auditorilor.
• Ajutati auditorii sa faca progrese de fiecare data cand ei nu reusesc sa indeplineasca criteriile dvs. de evaluare conform programului de audit.
• Incurajati-va auditorii sa se instruiasca mai mult.
• Incurajati-va auditorii sa capete mai multa experienta.
7.6. Mentineti si imbunatatiti competenta auditorilor
• Mentineti si imbunatatiti continuu atat competenta auditorilor, cat si pe cea a sefilor echipelor de audit.
• Modernizati-va activitatile de dezvoltare profesionala de fiecare data cand se schimba anumite cerinte relevante.
• Puneti-va la punct mecanisme de evaluare potrivite pe care sa le puteti utiliza pentru a va evalua continuu performanta auditorilor si a sefilor echipelor de audit.
