Activitatile de audit, conform ISO 19011
Gestionati-va activitatile de audit
• Realizati activitati de audit care sunt in concordanta cu programul de audit al sistemului de management. (Partea a 5-a).
Incepeti-va activitatile de audit
Efectuati si controlati activitatile de audit
• Asigurati-va ca a fost numit cate un sef al echipei de audit pentru fiecare audit in parte.
• Asigurati-va ca sefii echipelor de audit au inceput auditarea sistemelor de management.
Stabiliti un contact initial cu auditatul
• Stabiliti metode de comunicare cu auditatul.
• Confirmati-va acordul cu auditatul.
• Impartasiti informatii cu auditatul.
• Strangeti informatii despre auditat.
• Solicitati acces la documente si inregistrari.
• Faceti aranjamentele necesare realizarii auditului.
Determininati fezabilitatea auditului
• Asigurati-va ca aveti destula incredere ca obiectivele auditului pot fi atinse.
• Asigurati-va ca aveti tot ce va este necesar pentru a va planifica si a va realiza auditul.
Pregatiti-va pentru audit
Treceti in revista documentele
• Alegeti-va documentatia sistemului de management pe care o veti examina.
• Examinati documentele sistemului de management al auditatului.
• Strangeti informatii pentru a va pregati pentru activitatile de audit.
• Creati-va o imagine de ansamblu asupra documentatiei sistemului.
Dezvoltati-va planul de audit
Studiati documentele sursa.
• Alocati-i sefului de echipa responsabilitatea planificarii.
• Ganditi-va la cum planuiti sa va desfasurati auditul.
• Ganditi-va la cum intentionati sa va folositi planul de audit.
Pregatiti planul oficial de audit.
• Pregatiti-va planul de audit al sistemului de management.
• Discutati-va planul de audit cu clientul de audit.
• Prezentati-i auditatului planul de audit.
Alocati sarcini membrilor echipei de audit
• Consultati-va cu membrii echipei de audit inainte de a aloca roluri si responsabilitati.
• Alocati-i fiecarui auditor roluri si responsabilitati.
• Organizati intruniri ale echipei sau prezentari succinte de fiecare data cand trebuie schimbate sau realocate sarcini de lucru.
Pregatiti-va documentele de lucru
• Pregatiti documentele de lucru adecvate auditului.
• Folositi documentele de lucru pentru a strange informatii legate de audit.
• Controlati-va documentele de lucru si inregistrarile.
• Examinati-va documentele de lucru si inregistrarile.
Realizati-va auditul
Stabiliti ordinea in care se va desfasura auditul
• Organizati intalnirea de deschidere a auditului.
• Treceti in revista documentele auditatului in timpul auditului.
• Comunicati cu participantii in timpul auditului.
• Atribuiti-le responsabilitati consultantilor si observatorilor.
• Strangeti si verificati informatii in timpul auditului.
• Puneti-va la punct si documentati-va constatarile auditului.
• Discutati si pregatiti-va concluziile auditului.
• Prezentati constatarile si concluziile auditului.
Organizati intrunirea de deschidere
• Planificati intrunirea de deschidere.
• Organizati intrunirea de deschidere.
• Prezentati-i pe toti participantii.
• Discutati despre canalele de comunicare.
• Descrieti modul in care va fi realizat auditul.
• Clarificati-va abordarea pe care o aveti fata de managementul riscului.
• Explicati modul in care vor fi raportate constatarile auditului.
• Confirmati faptul ca vor fi disponibile servicii de suport.
• Specificati conditiile care ar putea provoca o incetare prematura a auditului.
• Identificati sistemele de feedback pe care auditatul le-ar putea folosi pentru a depune o plangere sau a face un apel.
Analizati documentele
• Treceti in revista documentele relevante furnizate de auditat.
• Hotarati daca aceste documente sunt adecvate sau nu.
• Utilizati aceasta trecere in revista a documentelor pentru a strange informatii relevante.
• Luati in considerare examinarea documentelor si in timpul auditului.
Comunicati in timpul auditului
• Ganditi-va la stabilirea unor aranjamente formale de comunicare care pot fi folosite in timpul auditului.
• Comunicati cu membrii echipei de audit.
• Comunicati cu auditatul si cu clientul de audit.
• Comunicati cu agentiile externe (dupa cum este necesar).
Desemnati consultanti si observatori
• Luati in considerare posibilitatea de a le cere sau de a le permite consultantilor si observatorilor sa va insoteasca echipa de audit.
• Atribuiti-le roluri si responsabilitati consultantilor si observatorilor.
Strangeti informatii si verificati-le
• Alegeti-va metodele de strangere de informatii.
• Strangeti informatii pe care sa va puteti fundamenta constatarile auditului.
• Inregistrati dovezile folosite pentru a va stabili constatarile auditului.
• Abordati dovezile neobisnuite pe care le descoperiti in timpul auditului.
Generati-va constatarile
• Puneti-va la punct constatarile auditului evaluandu-va dovezile stranse si comparandu-le cu criteriile dvs. de audit.
• Discutati constatarile auditului cu membrii echipei de audit ori de cate ori este nevoie.
Pregatiti-va concluziile auditului
• Treceti in revista constatarile auditului si alte informatii conexe.
• Discutati si luati in considerare concluziile auditului.
• Formulati-va si documentati-va concluziile auditului.
• Pregatiti recomandari (daca planul de audit impune acest lucru).
• Luati in considerare urmarirea ulterioara a auditului realizat (atunci cand este posibil acest lucru).
Prezentati-va constatarile si concluziile
• Planificati-va intalnirea de inchidere.
• Organizati intalnirea de inchidere.
• Explicati-va metodele de audit.
• Prezentati-va constatarile auditului.
• Descrieti-va concluziile auditului.
• Faceti recomandari (daca este cazul).
• Discutati despre opiniile divergente (daca exista vreuna).
• Dezvoltati un plan de actiune post-audit.
Raportati-va rezultatele
Pregatiti-va raportul de audit
• Ganditi-va la optiunile de raportare si planificati-va raportul de audit.
• Pregatiti-va raportul asupra auditului sistemului de management.
• Includeti obiectivele dvs. privind auditul sau referiti-va la ele.
• Specificati domeniul de acoperire a auditului sau referiti-va la el.
• Identificati sponsorii si participantii sau referiti-va la ei.
• Mentionati-va agenda de audit sau referiti-va la ea.
• Discutati despre criteriile dvs. de audit sau referiti-va la ele.
• Prezentati-va constatarile auditului sau referiti-va la ele.
• Documentati-va concluziile auditului sau referiti-va la ele.
Distribuiti-va raportul de audit
• Finalizati-va raportul de audit privind sistemul de management in acord cu procedurile programului dvs. de audit.
• Distribuiti-va raportul de audit privind sistemul de management in acord cu procedurile dvs. de audit sau cu planul dvs. de audit.
Incheiati-va auditul
• Verificati daca auditul a fost incheiat.
• Protejati-va toate documentele auditului si informatiile conexe.
• Pastrati evidenta lectiilor invatate in timpul auditului.
Urmariti pana la capat auditul
• Ganditi-va daca ar trebui luate masuri de remediere.
• Cereti-i auditatului sa va puna la dispozitie rapoarte privind aceste masuri.
• Verificati daca aceste masuri sunt luate cu adevarat.