Proiectarea si documentarea sistemul de management al calitatii ISO 9001
Folosirea echipelor pentru proiectarea si documentarea ISO 9001
Utilizarea activitatilor echipelor specializate permite implementarea eficienta a sistemului de mangement al calitatii ISO 9001. In functie de marimea organizatiei dumneavoastra, echipele pot avea in componenta de la 1-2 persoane, in cazul companiilor mici, pana la 5-7 persoane, in cazul organizatiilor mari.
Echipa de coordonare ISO
Pentru coordonarea proiectului recomandam folosirea unei singure echipe, denumita echipa de coordonare. Numele nu este important, puteti s-o denumiti cu credeti ca este mai potrivit pentru organizatia dumneavoastra. Functiile indeplinite de aceasta echipa sunt foarte importante. Aceasta echipa se va reuni in mod regulat de-a lungul derularii proiectului in vederea monitorizarii progresului, rezolvarii problemelor, alocarii resurselor si coordonarii proiectarii noului sistem de management al calitatii.
• Echipa de coordonare ISO ar trebui sa aiba in componenta ei reprezentanti ai managementului diverselor departamente ale companiei. Spre exemplu in componenta echipei pot intra un manager de productie, un manager de calitate, un manager administrativ si un manager executiv. Aceasta componenta va oferi echipei atat cunostintele cat si autoritatea de care are nevoie pentru a face decizii si a aloca resurse pentru proiect.
• Reprezentantul managementului si/sau managerul de proiect pentru implementarea proiectului de calitate ar trebui sa fie conducatorul (conducatorii) echipei. Coordonatorul echipei va programa sedintele, va pregati agenda de lucru si va colecta informatiile care vor urma sa fie dezbatute in cadrul sedintelor.
• In timp ce echipa de coordonare ISO gestioneaza proiectul, echipele de lucru vor dezvolta procesele si vor documenta procedurile necesare pentru indeplinirea cerintelor standardului ISO 9001. Echipa de coordonare ISO va corecta si ajusta procesele si procedurile si va monitoriza progresul echipelor de lucru. Noi recomandam sa se creeze o echipa de lucru pentru fiecare procedura a sistemului de calitate care trebuie sa fie dezvoltata si documentata.
Echipele de lucru ISO
• Fiecare din echipele de lucru create vor identifica cerintele pentru propriile procese si proceduri alocate de echipa de coordonare. Ele vor fi responsabile pentru compararea cerintelor standardului cu procesele curente aflate in uz in cadrul companiei.
• Echipele de lucru vor proiecta noi procese sau le vor modifica pe cele existente astfel incat compania sa indeplineasca cerintele ISO 9001. Ele vor scrie cate o procedura pentru fiecare nou proces, prezentand-o echipei de coordonare ISO pentru a fi revizuita. Odata ce procedura va fi aprobata ea va fi prezentata angajatilor, oferindu-se instruire specifica la nevoie. Ulterior compania va incepe sa foloseasca noua procedura.
• Este important sa retineti ca nu toate echipele de lucru trebuie sa porneasca activitatea in acelasi timp. Echipa de coordonare ISO va pregati un grafic de desfasurare si va aloca termene de incepere si finalizare a proiectelor pentru fiecare echipa de lucru.
