Procedurile de audit ISO in departamentul de achizitii
Companiile care lucreaza intr-un mediu certificat ISO trebuie sa isi pastreze conformitatea cu cerintele ISO pentru a-si pastra certificarea; acest lucru se obtine prin intermediul procesului de audit. ISO este Organizatia Internationala pentru Standardizare, organizatia care promoveaza si certifica standardizarea calitatii. Certificarea ISO este ceruta de unii clienti si este, de obicei, o necesitate pentru companiile care activeaza in domeniul productiei, in special pentru a obtine contracte guvernamentale. Certificarea ISO implica dezvoltarea unor politici ale calitatii si a unui manual al calitatii care contine documentatia procedurilor si proceselor, raspunderea manageriala si rapoarte de audit intern privind conformitatile, neconformitatile si sugestii pentru imbunatatirea continua.
Departamentele de achizitii sunt in mod normal auditate in privinta respectarii bugetelor de achizitii, a respectarii regulii de a cumpara de la furnizori autorizati si a conformitatii cu abaterile permise de la inventar.
Auditorii ISO
• Exista doua feluri de audituri ISO: interne si externe. Ele sunt efectuate de auditori diferiti. Auditurile interne sunt efectuate de persoane angajate in companie, iar cele externe, de cineva din afara companiei, ca de exemplu un client, un furnizor sau o firma de audit. Fie ca e vorba de audituri interne sau externe, obiectivul auditorului ISO este de a verifica procesele si procedurile ISO si daca angajatii sunt bine informati asupra acestora si bine instruiti pentru functiile pe care le ocupa.
Intrebari din timpul auditului ISO
• Auditorii ISO vor pune intrebari angajatilor din fiecare departament al companiei si vor intreba intotdeauna despre politica aplicata de companie in privinta calitatii. Auditul va cuprinde intrebari despre proceduri, despre manualul calitatii si despre conformitatile si neconformitatile cu sistemul calitatii. Obiectivul auditului este de a determina daca angajatii cunosc si inteleg aceasta politica si sistemul calitatii asa cum se leaga el de locurile lor de munca si daca ei respecta procedurile. Auditorii vor lucra folosind o tabela de control, vor documenta raspunsurile primite si isi vor nota concluziile.
Intrebari din timpul auditului ISO in departamentul de achizitii
• Atunci cand auditeaza departamentul de achizitii, auditorii ISO vor incepe prin a intreba angajatii daca sunt la curent cu politicile calitatii, notandu-si raspunsurile pe care le primesc. In ceea ce priveste conformitatea ISO, toti cei care lucreaza intr-un mediu ISO ar trebui sa invete pe dinafara politicile calitatii si sa fie capabili sa le spuna pe de rost sau cel putin sa le explice in mod coerent. Auditorul va intreba in continuare despre manualul calitatii si despre procedurile calitatii pentru achizitii. Angajatii ar trebui sa stie unde se afla manualul si procedurile si care parte a procedurilor se aplica pozitiilor pe care le ocupa ei in companie.
Cerintele ISO privind procedurile
• Toate procedurile companiei trebuie documentate in manualul calitatii si trebuie sa fie cunoscute, intelese si respectate de catre angajati. Toate situatiile de neconformitate trebuie sa fie tratate si documentate in functie de procedurile privind neconformitatea din sistemul calitatii. Daca auditorul constata ca angajatii sau departamentul actioneaza in afara procedurilor din manualul calitatii, compania nu va trece auditul ISO, iar certificarea ISO poate fi in pericol.
Rezultatele auditului ISO
• Certificarea ISO detinuta de o companie este afectata de rezultatele auditului, iar companiile isi pregatesc in mod normal angajatii in vederea auditurilor. Exista trei feluri de rezultate posibile ale unui audit ISO, care cuprind evaluarea finala: oportunitati de imbunatatire, neconformitati minore si neconformitati majore. Oportunitatile de imbunatatire ar trebui sa fie analizate si probabil implementate, neconformitatile minore sunt uneori numeroase si impun corectarea pana la urmatorul audit, iar neconformitatile majore impun corectarea si auditarea din nou pentru certificare. Beneficiile certificarii ISO includ cresterea eficientei si a profiturilor, imbunatatirea satisfactiei clientilor si a relatiilor cu furnizorii si recunoasterea internationala. Din aceasta perspectiva, costurile implicate si eforturile depuse pentru a obtine si a pastra certificarea se justifica din plin.
(Un articol de Heidi Cardenas, colaboratoare al site-ului eHow)