Implementarea ISO 14001: angajati un consultant sau implementati singur standardul?
Ar trebui sa angajati un consultant care sa va ajute la implementarea sistemului de management al mediului (SMM) sau ar trebui sa o faceti singur? Care sunt avantajele si potentialele capcane? Cum puteti obtine cat mai mult pentru banii platiti daca angajati un consultant si care sunt criteriile pe care ar trebui sa le folositi pentru a alege unul?
Acest articol este despre alegerea si folosirea consultantilor in contextul implementarii ISO 14001. Va recomandam sa va puneti urmatoarele doua intrebari fundamentale inainte de a va incepe demersul ISO 14001:
• Ce scop vizeaza implementarea ISO 14001 pentru dvs.?
• Aveti nevoie sa folositi un consultant sau ar fi mai bine sa va folositi numai resursele interne?
Prima intrebare despre motivul general al implementarii dvs. ISO este o intrebare foarte importanta pentru a incepe. Experienta mi-a dovedit ca daca motivele de la inceput nu va plaseaza pe drumul cel bun, atunci sistemul dvs. ar putea sa sfarseasca prin a fi mai degraba o bataie de cap birocratica decat un castig pentru afacerea dvs. si pentru mediul inconjurator!
Principalii factori care duc la implementarea ISO 14001
In mod clar, ecologistii spera ca multe organizatii aleg sa isi implementeze standardul pentru ca isi doresc sa isi imbunatateasca performanta generala in legatura cu mediul, concentrandu-se asupra activitatilor, produselor si serviciilor pe care le ofera. Totusi, adevarul este ca principalii factori care duc la implementarea standardului tind sa tina de afaceri, de pilda presiunea exercitata de lantul de aprovizionare sau oportunitatile de marketing si de export. Cu toate acestea, in cele din urma, succesul in acest context depinde numai de folosirea standardului ISO 14001 drept un instrument – sau un sistem – de management care sa va ajute sa va gestionati toate riscurile si oportunitatile importante legate de mediu in spiritul imbunatatirii continue.
Nu ar trebui sa fie deloc o surpriza ca un sistem de management poate fi o investitie eficienta si eficace numai daca il folositi ca pe un instrument de a management care sa va ajute sa luati decizii si sa va hotarati asupra strategiei si investitiilor! Din nefericire, in lumea reala am observat prea multe organizatii care nu folosesc ISO 14001 in acest fel, ci mai degraba ca pe un mijloc de a obtine o diploma pe perete care confirma ca sunt certificate. Astfel de organizatii isi doresc de obicei sa obtina certificarea rapid si ieftin, insa aceasta se poate dovedi adesea chiar calea catre un sistem costisitor, deoarece ea se reduce la mentinerea unei birocratii concepute pentru a emite un certificat, in loc sa va puna la dispozitie un sistem care sa va ajute sa gestionati problemele care conteaza cu adevarat.
Recomandarea mea ferma este urmatoarea: acordati-va ragazul de a va da seama cum sa folositi ISO 14001 ca un instrument de management si cum sa il integrati in modul in care va administrati cele mai importante procese de afaceri. Antrenati si angajatii in acest demers si identificati cum puteti sa obtineti imbunatatiri ambientale care au relevanta pentre clientii dvs. cheie si pentru partile interesate! Aceasta este modalitatea prin care dvs. si clientii dvs. – care sunt de nelipsit pentru succesul afacerii dvs. – veti obtine beneficii de pe urma standardului!
Randamentul investitiei facute legate de SMM depinde foarte mult de modul in care implementati si folositi sistemul – fara o investitie strategica si masurata in mod adecvat, sansele dvs. de a obtine rezultate pozitive ar putea fi limitate.
Dupa ce am incheiat discutia despre motivele care se afla in spatele implementarii ISO 14001, putem sa trecem la consideratii despre daca si cum anume sa se implice consultantii in problema.
Potrivit Web Cert Consult srl din Bucuresti, 69% dintre societatile care detin un certificat ISO 14001 se bucura de un avantaj competitiv fata de firmele concurente.
Marimea sarcinii
Inainte de a fi capabili sa determinati daca aveti nevoie de ajutor din exterior, trebuie sa intelegeti foarte bine marimea sarcinii a carei indeplinire va asteapta, strategia pentru implementare si disponibilitatea resurselor interne.
Va doriti sa integrati sistemul de management al mediului in sistemul calitatii deja existent? In multe cazuri, exista deja un sistem ISO 9001:2015 care se aplica, insa aceasta nu este o conditie preliminara pentru o implementare cu succes a standardului ISO 14001. Sau va doriti sa va concentrati direct asupra proceselor cheie ale afacerii dvs. si sa implementati un sistem de management mai cuprinzator care sa se ingrijeasca de prioritatile dvs. in legatura cu mediul, cu aspectele sociale, cu calitatea? In acest stadiu, unele aporturi din exterior ar putea sa va indice o cale promitatoare, insa amintiti-va ca si clientii dvs., partenerii de afaceri sau retelele de sprijin regional pot fi adeseori o sursa de ajutor si de inspiratie. Alternativ, un consultant, un manager de proiect sau un coordonator din afara organizatiei dvs. poate fi capabil sa isi merite recompensa financiara sprijinindu-va sau inlesnindu-va procesul de intelegere a directiei pe care vreti sa o urmati si a marimii sarcinii care urmeaza a fi indeplinita!
Cum sa obtineti finantare pentru implementarea ISO 14001
Daca sunteti responsabil de proiectul de implementare ISO 14001 in compania dvs., va trebui sa obtineti fonduri pentru plata consultantului si pentru alte investitii. Iata o formula empirica de a calcula cantitatea de fonduri necesare – si de a o justifica.
Cati bani am putea economisi daca am creste productia cu 10% in urma implementarii ISO 14001?
• costurile energetice, de combustibil si ale celorlalte utilitati;
• folosirea eficienta a materialelor si
• costurile asociate conformarii la legi (acestea depind foarte mult de locatie).
Dupa ce ati facut o estimare a cat ati putea sa economisiti – in cele mai multe cazuri 10 % este un obiectiv destul de realist – propuneti managerilor de varf sa va puna la dispozitie cel putin 20 % din acea cifra pentru proiectul de investitie in ISO 14001.
Ce sa intrebati un consultant ISO 14001 inainte de a va hotari sa il angajati
Inainte de a lua decizia de a angaja un consultant, ar trebui sa va informati asupra urmatoarelor elemente:
• dovezi ca el sau ea a mai oferit servicii de consultanta referitoare la ISO 14001 si altor companii din sectorul relevant si din regiune ;
• numele si CV-ul consultantului (sau consultantilor) pe care il (ii) aveti in vedere;
• domeniul de aplicare al standardului (puteti sa definiti singur acest domeniu) ;
• disponibilitatea programelor de formare generale si personalizate;
• tarifele serviciilor, clarificari despre care servicii au un pret fix si care depind de cantitatea de munca – este dificil la inceputul unui proiect sa se prevada cate eforturi sunt necesare in anumite activitati si va puteti da seama pe parcurs, cand personalul devine mai increzator, ca doriti sa lucrati mai mult intern;
• materialele de formare si documentatia care va fi la dispozitia dvs. pentru uz intern;
• daca pachetul include sau nu consultanta de la distanta prin telefon si e-mail;
• exemple de sisteme pe care consultantul le-a dezvoltat pentru alte companii – studiati documentatia si intrebati daca puteti face o vizita la fata locului pentru a dobandi o impresie justa asupra muncii sale.
Sa ne oprim un moment pentru a respinge perceptia comuna ca fiecare implementare ISO 14001 reprezinta mai mult sau mai putin acelasi lucru. Nu este deloc asa. A face ISO 14001 sa functioneze intr-o organizatie inseamna a face ISO sa fie relevant si real pentru respectiva organizatie. Prin urmare, feriti-va de consultantii care incearca sa va vanda un manual care e bun pentru toti! Prea adesea, asta a dus la sisteme care nu sunt suficient de relevante sau de adecvate organizatiei in care au fost implementate.
Crearea unor proceduri generale interminabile si care nu au nicio legatura cu procesele dvs. de afaceri va atrage numai frustrari si costuri suplimentare de mentinere. In orice caz, sabloanele comune pot fi de folos ca mijloace de indicare a directiei. In numeroase mari organizatii internationale, ele au mai fost folosite si pentru a stabili un cadru comun, cu procese aliniate.
Daca un consultant este capabil sa va ajute sa va puneti in relatie activitatile, produsele si serviciile – acesta fiind domeniul pe care ISO 14001 doreste sa il luati in considerare – cu cele mai importante riscuri si oportunitati legate de mediu, atunci sistemul dvs. va prinde viata ca un instrument apt sa sprijine managementul sa ia cele mai corecte decizii la timpul potrivit.
Oportunitati de afaceri
Aceasta v-ar putea ajuta sa evitati obligatiile pe termen lung, v-ar putea sprijini prin transformarea de mai multa materie prima costisitoare in rezultate ale productiei – ceea ce reduce achizitiile de material si costurile de debarasare de deseuri – sau v-ar putea chiar ajuta prin identificarea unor noi oportunitati de afaceri asociate unor produse si servicii inovatoare si eficiente fata de mediu.
O metoda foarte practica de a va da seama daca doriti sa folositi expertiza din exterior ar fi sa fixati o “zi de strategie ISO 14001” in care managerii de varf, persoanele responsabile de sisteme, mediu, vanzari si resurse umane sa se adune si sa decida care va fi strategia dvs. ISO 14001. Ati putea invita si trei consultanti care sa va faca fiecare cate o prezentare de cate 20 de minute, punand accentul pe o introducere la ISO 14001, pe factorii de succes pentru implementarea ISO 14001 si explicandu-va cum ar putea sa va ajute ei.
Dupa aceste prezentari, ar trebui sa aiba loc o sesiune de schimb activ de idei privind strategia de implementare, iar apoi ar trebui sa determinati ce roluri ar trebui sa fie jucate de personalul intern si extern. Daca sunteti convinsi ca este nevoie de expertiza din afara, atunci oferiti-le consultantilor cateva date de referinta si cereti-le sa se intoarca cu o propunere.
Pe langa intrebarea daca si ce fel de consultant ati dori sa alegeti, problema selectarii unui organism de certificare corespunzator reprezinta o adevarata provocare. Din experienta mea pe piata pot spune ca interpretarea standardului ISO 14001 variaza in mod considerabil de la auditor la auditor. Prin urmare, pe langa pret, reputatie si verificarea daca organismul de certificare este acreditat in sectorul dvs. de afaceri, ar trebui sa intrebati firma de terta parte ce auditor sef va folosi, daca acesta are un CV relevant in domeniul dvs. si daca puteti sa aveti o intrevedere cu el. Daca va faceti o idee despre modul in care acesta abordeaza si interpreteaza standardul ISO 14001, va veti da seama daca sunteti sau nu pe aceeasi lungime de unda! Evitati auditorii care sunt interesati numai de documentatie ca marturie a faptului ca sistemul este aplicat.
Cateva sfaturi
• Pastrati-va controlul asupra sistemului dvs. ISO 14001 si fiti responsabil de proiectul de implementare, deoarece acesta se va reflecta in sistemul dvs.! Si amintiti-va ca dvs. veti fi cei care vor lucra cu sistemul odata ce aportul consultantului se va fi incheiat.
• Daca vi se ofera un pachet de consultanta si de certificare, nu il cumparati deoarece nu respecta cerinta de independenta dintre serviciile de consultata si serviciile de certificare de terta parte!
• Nu masurati succesul implementarii si aportul consultantului dupa marimea documentatiei care a fost dezvoltata, ci mai degraba prin implicarea si dedicarea organizatiei si prin competenta asociata care s-a dezvoltat in timpul proiectului.
• Asigurati-va ca toate rezultatele specifice ale proiectului sunt detinute de organizatia dvs!
